19.08.2016 / Savjeti za pisanje i provedbu EU projekata

Eu stručnjaci – kraljevi administracije

Provedba EU projekata 

Provedba EU projekata bi trebala obuhvaćati sklop aktivnosti i koraka prema ispunjenju specifičnih ciljeva projekta, s unaprijed odobrenim financijskim sredstvima, te kroz detaljan i kontroliran proračun projekta. Omjer između administrativnog posla i kompleksnosti, te broja projektnih aktivnosti bi trebao bit u razmjeru, te nikako na štetu kvalitete samog ispunjavanja projektnih ciljeva. Najbolje su u provedbu EU projekata upućeni EU stručnjaci koje često naziva kraljevima administracije.

Prema vlastitom shvaćanju smisla i svrhe EU projekata, te iskustva u provedbi EU projekata, realnost provedbe ne bi trebala odudarati od navedenoga.

Paradoksalno je da je tijekom prijave projekta glavni fokus na osiguravanje što veće koristi za ciljne skupine uz načelo „best value for money“, što doprinosi pozitivnoj ocjeni projektnog prijedloga, a u fazi provedbe većina kontrolnih tijela potpuno zanemaruje kvalitativni dio projekta, tj. same rezultate i zadovoljstvo ciljne skupine ostvarenom koristi, dok prevelik značaj daje administrativnoj ispravnosti te količini zaprimljene dokumentacije.

EU stručnjaci i njihova uloga

Uloga voditelja projekta preuzima kalup isključivo administrativnog službenika, kojemu je jedini cilj paziti kako bi forma i dokumentacija bila u skladu sa zamislima nadležnih kontrolnih (provedbenih) tijela. Evidentan je raskorak u viđenju ciljeva projekta, te tijeka provedbe između kontrolnih tijela i provoditelja projekta. Iz fokusa kontrolnih tijela izmiče smisao konkretnih odobrenih projekata, a to je što kvalitetniji rad s ciljnom skupinom i iskorištenje svih projektom odobrenih sredstava.

Kako provedba projekta odmiče, fokus se prebacuje na administrativnu kontrolu, a komunikacija s voditeljem projekta se često svodi na dostavu raznoraznih dokumenata, od relevantnih do manje relevantnih za samu provedbu projekta, te ciljne skupine. Postoji očit nerazmjer između tražene dokumentacije i stvarno potrebnih dokumenata – dokaza pravdanja projektnih troškova. Jasno je kako je samim odobrenjem projekta, tj. „prolaskom projekta“ već izvršena dostatna kontrola i ukazano je povjerenje korisniku projektilnih sredstava. To povjerenje se stavlja pod znak upitnika prilikom provedbe projektnih aktivnosti u vidu prevelike kontrole troškova odobrenih projektnih aktivnosti.

U prilog navedenome može se navesti primjer slanja kvartalnog izvještaja u kojem su se potraživali samo troškovi jednog ciklusa edukacija, jednog komada opreme, te iznos sufinanciranja tromjesečne plaće voditelja projekta. U komentarima kontrolnog tijela na izvještaj zahtijevano je slanje 57 dodatnih dokumenata. U slučaju kada voditelj projekta mora prikupiti, strukturirati i prekontrolirati 57 dokumenata kako bi opravdao opisane stavke, jasno je kako njegov fokus ne može biti na ciljnoj skupini projekta, tj. osiguravanju što veće koristi od projektnih aktivnosti za ciljne skupine.

Umjesto rasta organizacijskih i provedbenih sposobnosti voditelja projekta i same organizacije provoditelja, EU stručnjavi postaju administrativni službenici čiji je glavni posao prikupljanje i isporuka dokumentacije kontrolnom tijelu.

Ako znamo da je cilj postepeno smanjivati količinu administrativnog posla u provedbi EU projekata, te tako pospješiti i ubrzati samu provedbu, za sada nismo na pravom putu, jer obujam administrativnog posla se ne smanjuje, a procedura provedbe se ne olakšava.

Zaključno, nedostaje vrlo važan faktor povjerenja kontrolnih tijela prema provoditeljima projekata, što na žalost, rezultira smanjenjem kvalitete usluge prema krajnjim korisnicima projekta te se ciljevi ne ispunjavaju kvalitativno. Posljedice navedenoga najviše pogađaju ciljne skupine projekta, koje god one bile. EU stručnjaci mogu naći djelomično rješenje u svome iskustvu. Oni će unaprijed morati računati na obujam potrebne dokumentacije, te kroz kvalitetniju i pravovremenu pripremu ostaviti si dovoljno vremena za rad s ciljnim skupinama projekta.

Autor teksta: Marko Mišanović

Za dodatne savjete kontaktirajte naš knjigovodstveni servis u Zagrebu ili knjigovodstveni servis u Osijeku.

Pročitajte naš sljedeći članak: PDV ID broj – provjera valjanosti.

Podijeli:

Nedavne objave