27.06.2016 / Knjigovodstveni savjeti

Što je knjigovodstvena isprava?

Knjigovodstvena isprava je svaki interno ili eksterno sastavljen pisani dokument ili elektronički zapis o poslovnom događaju. To je osnova za unos podataka o poslovnom događaju u poslovne knjige. Knjigovodstvena isprava mora nedvojbeno i istinito sadržavati sve podatke o poslovnom događaju.

Što treba sadržavati knjigovodstvena isprava?

Knjigovodstvena isprava treba sadržavati:

  • naziv i broj
  • opis sadržaja poslovnog događaja i identifikaciju sudionika poslovnog događaja koja sadržava njihov naziv ili ime i prezime te sjedište ili adresu
  • novčani iznos ili cijenu po mjernoj jedinici s obračunom ukupnog iznosa
  • datum poslovnog događaja ako nije isti kao datum izdavanja
  • datum izdavanja knjigovodstvene isprave

Knjigovodstvena isprava se sastavlja bez odgode, nakon saznanja o činjenici o kojoj treba sastaviti knjigovodstvenu ispravu. Knjigovodstvena isprava može biti sastavljena u jednom primjerku i može se otpremiti ako su podaci iz takve isprave stalno dostupni.

Sastavljanje knjigovodstvenih isprava propisano je čl. 9. Zakona o računovodstvu. Jednako kao i prema odredbama starog Zakona o računovodstvu koji se primjenjivao na sastavljanje knjigovodstvenih isprava zaključno s 31. prosinca 2015., knjigovodstvena isprava mora biti vjerodostojna, uredna i sastavljena na način da osigurava pravodobni nadzor.

I dalje je osoba ovlaštena za zastupanje poduzetnika ili osoba na koju je prenesena ovlast obvezna svaku sastavljenu knjigovodstvenu ispravu pregledati, a po pregledu tu ispravu potpisati. Potpisom se na knjigovodstvenoj ispravi jamči da je ona vjerodostojna i uredna i da ima potreban sadržaj. Iznimno, račun koji služi kao knjigovodstvena isprava, a izdan je od strane poduzetnika ne mora biti potpisan ako je sastavljen na način koji uređuju porezni propisi te sadržava ime i prezime osobe koja je odgovorna za njegovo izdavanje.

Zakon o računovodstvu daje određenje vjerodostojnosti knjigovodstvene isprave (pisane ili sastavljene kao elektronički zapis). Prema Zakonu o računovodstvu vjerodostojna je knjigovodstvena isprava, isprava čiji sadržaj samostalno ili povezan sa sadržajem drugih vjerodostojnih knjigovodstvenih isprava navedenih u toj ispravi (primjerice ugovor, dostavnica, otpremnica i sl.), točno, jasno i potpuno odražava činjenično stanje relevantno za određeni poslovni događaj koji ima za posljedicu knjigovodstvene promjene, te ako je potpisana od osobe koja jamči za njezinu vjerodostojnost.

Dakle, knjigovodstvena isprava, osim računa, mora biti potpisana od strane odgovorne osobe koju je odredio sam poduzetnik (odlukom, pravilnikom i sl.). Međutim, umjesto potpisa Zakon o računovodstvu čl. 9. st. 5. određuje: „potpisati odnosno odobriti na način iz kojeg se može jednoznačno utvrditi njezin identitet“.

Pa treba li svaka knjigovodstvena isprava biti uistinu potpisana ili je dovoljno da je odobrena na način iz kojeg se može jednoznačno utvrditi njezin identitet?

Što zapravo znači: odobrena na način iz kojeg se može jednoznačno utvrditi njezin identitet?

Mišljenja smo da se knjigovodstvene isprave koje se sastavljaju kao „interne isprave“, kao isprave koje su sastavljene u obliku elektroničkog zapisa „unutar poslovno informacijskog sustava“ i koje ne napuštaju taj sustav ne moraju potpisati. To mogu biti primjerice, međuskladišnica za prijenos zalihe iz jednog skladišta u drugo skladište, primke i sl. isprave. U tom slučaju poslovno informacijski sustav treba biti takav da je vidljivo koja je osoba tu ispravu sastavila, odnosno odobrila.

Knjigovodstvene isprave koje „napuštaju poslovno informacijski sustav“, uobičajeno kao pisane isprave ili elektroničke isprave trebaju biti potpisane. To bi bile otpremnice, dostavnice uplatnice, isplatnice i sl.

Čuvanje knjigovodstvenih isprava

Čuvanje knjigovodstvenih isprava propisuje članak 10. Zakona o računovodstvu, rokovi su ujednačeni s čl. 56. Općeg poreznog zakona, tj.:

  1. Isplatne liste, analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi – trajno
  2. Isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu – najmanje jedanaest godina
  3. Isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige – najmanje jedanaest godina

Rok za čuvanje knjigovodstvenih isprava počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige u koje su isprave unesene.

Dopušteno je čuvati knjigovodstvene isprave izvan područja Republike Hrvatske, ali samo u drugoj državi članici. U tom slučaju poduzetnik je u svakom trenutku odgovoran za knjigovodstvene isprave te mora tijelima nadležnim za nadzor na njihov zahtjev bez odgađanja omogućiti korištenje istih za potrebe nadzora.

Poduzetnik koji knjigovodstvene isprave pohranjuje pomoću elektroničkih uređaja kojima se jamči online pristup podacima mora na zahtjev omogućiti tijelu koje obavlja nadzor pravo pristupa, preuzimanja i korištenja tih knjigovodstvenih isprava.

Za dodatne savjete i pomoć, obratite se Recupero stručnjacima.

Pročitajte sljedeći članak: Jednostavno i dvojno knjigovodstvo.

Podijeli:

Nedavne objave