07.10.2016 / Savjeti za pisanje i provedbu EU projekata

Upravljanje projektima – savladajte sve prepreke!

Projekt je ciljno usmjerena, jednokratna, relativno nova i kompleksna namjera, produkt ili cjelovitost međusobno povezanih aktivnosti čije je trajanje vremenski ograničeno. Realizacija aktivnosti povezana je s korištenjem resursa i visokim rizikom, pa zahtjeva suradnju različitih stručnjaka (timski rad) i posebno organiziranje za što bolje upravljanje projektima.

Ciljevi projekta ostvaruju se slijedom promišljenih aktivnosti kojima je točno definirano što se očekuje kao rezultat, koje je predviđeno vrijeme za provedbu te koji resursi se rabe ili sudjeluju u radu. Sve aktivnosti raspoređene su u vremenski slijed ovisno o povezanosti rezultata rada te optimiranog rasporeda, kako bi se skratilo ukupno vrijeme implementacije. Da bismo mogli nadzirati izvršenje planova, ugrađuju se kontrolne točke na unaprijed utvrđenim točkama planirane provedbe. Tako ostvarujemo efikasno upravljanje projektima.

Elementi i faze

Projekt započinje stvaranjem ideje o njegovoj provedbi i definiranjem ciljeva, kao i započinjanjem planiranja provedbe. Tijekom planiranja se analiziraju strategije provedbe, izvode kalkulacije, istraživanja i provjere, procjenjuju rizici, pripremaju analize i, općenito, stvaraju temelji za uspješnu implementaciju.

U toj se fazi određuju i zacrtavaju ciljevi, s kojima se istodobno povezuju aktivnosti koje će dovesti do realizacije ciljeva. Ovisno o kompleksnosti projekta, aktivnosti se dijele na posebne zadatke, koji se potom raspodjeljuju na pojedine članove tima. Ovakav postupak u sastavljanju projekta i planiranju provedbe omogućuje ujedno i pravovremeno planiranje potrebnog tima stručnjaka i ostalih članova tima određenih profila koji će omogućiti uspješnu implementaciju svakog od projektnih zadataka i faza. Nakon raspodjele zadataka na pojedince ili timove, provodi se vremensko planiranje zadataka i faza.

Moguće je razlikovati strateško i taktičko planiranje, s time da bi uvijek trebalo i jednom i drugom pokloniti prikladnu pažnju. Najjednostavnije rečeno, strateškim planiranjem će se zacrtati viši i niži ciljevi, dok će taktičko planiranje donijeti metode za njihovo ostvarenje, i nastojati neutralizirati moguće rizike posebnim mjerama. .

Nepisano je pravilo da bi pojedinci koji će u konačnici provoditi projekt trebali obavezno biti uključeni i u proces njegovog planiranja. Iduće pravilo efikasnog planiranja jest da uvijek treba postojati spremnost da se planovi izmijene. Tijekom planiranja projekta je uputno vraćati se u svakom koraku „unatrag“ i kontrolirati kompatibilnost svih planiranih resursa i potrebnog vremena za ispunjenje svakog od zadataka.

Koraci za efikasnije upravljanje projektima

  1. Definirajte „više“ i „niže“ ciljeve (projektnu misiju i projektnu strategiju)
  2. Definirajte ciljne grupe i krajnje korisnike
  3. Odredite općenitu taktiku
  4. Uspostavite projektnu organizaciju (oblikujte implementacijski tim)
  5. Definirajte glavne parametre projekta (povezanosti aktivnosti i zadataka i njihove međusobne ovisnosti)
  6. Isplanirajte potrebno vrijeme (po aktivnostima i po zadatcima)
  7. Dodijelite zadatke nositeljima (članovima tima)
  8. Napravite raspored
  9. Analizirajte potrebne resurse (financijske i ostale) i rasporedite ih po aktivnostima i/ili zadatcima
  10.  Analizirajte moguća „uska grla“
  11. Ispravljajte i korigirajte!
  12. Započnite s provedbom
  13. Kontrolirajte, sastavljajte izvješća, po potrebi i mogućnostima – usklađujte elemente projekta

Mogući i preporučljivi alati upravljanja projektima

Preporučljivi alati 
pri oblikovanju prva dva koraka koristan je alat SWOT analiza. Pri oblikovanju projektne organizacije se koristi organizacijski dijagram u kojem se definiraju radne grupe i timovi, oblikuje hijerarhija tima i razrađuje podjela odgovornosti.

U planiranju potrebnog vremena i podjele zadataka po nositeljima iz točaka 5 i 6 koristi se Gantogram ili PERT metoda.

Analiza potrebnih resursa (8) se oblikuje unutar projektnog budžeta.

Nakon definiranja ciljeva, aktivnosti, zadataka, tima i potrebnih financijskih sredstava, koristan alat za prezentaciju i testiranje logike projekta je logička matrica.

Javite se našim Recupero stručnjacima u knjigovodstveni servis u Zagrebu ili knjigovodstveni servis u Osijeku..

Podijeli:

Nedavne objave